Gemeindebund Online Service (GOS)

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Projektbeschreibung

Der Oberösterreichische Gemeindebund beschäftigt in der Rechtsberatung nur drei Juristen. Die zunehmenden Anfragen dazu geführt, dass die Abwicklung per Telefon und E-Mail nicht mehr ausreichend war. Da ein Aufstocken der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus budgetären Überlegungen nicht in Frage kam, war Effizienzsteigerung die einzige Möglichkeit, die Anforderungen unserer Kundinnen und Kunden besser zu erfüllen. Die Lösung war ein state of the art Online Internet Ticket System, das mit einem elektronischen Workflow- und Archivierungssystem kombiniert ist - GOS.

GOS wurde im Sommer 2008 nach einer mehrmonatigen Projektentwicklung durch alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsam in der Testphase gestartet und ist seit Oktober 2008 im Echtbetrieb im Einsatz. Das Online Ticket Instrument arbeitet mit elektronischem Workflow und elektronischem Archiv im Backoffice. Das Projekt musste einfach und transparent während des laufenden Betriebes entwickelt und umgesetzt werden. Das vorhandene Instrument wurde lediglich angepasst, was die Entwicklungszeit auf ein Minimum reduziert und die Umsetzung erleichtert hat.

Das neue System bietet gegenüber den klassischen Wegen der Beratungsarbeit immense Vorteile. Das Ticket kann priorisiert werden (z.B. dringend = Antwort innerhalb eines Arbeitstages etc.), sodass die Beraterinnen und Berater eine entsprechende Reihung der Anfragen vornehmen können (früher war das Telefon eben einfach besetzt). Jedes Ticket erhält automatisch eine eindeutige Ticketnummer zugewiesen, die im elektronischen Akt weitergeführt wird. Spätere Zusatzfragen werden damit automatisch dem Akt zugeordnet und beigefügt, was maximale Nachvollziehbarkeit für Kundeninnen und Kunden und Beraterinnen und Berater bedeutet.

Kontakt
Oberösterreichischer Gemeindebund
4020 Linz, Coulinstraße 1
www.ooegemeindebund.at
Mag.iur. LL.M. (London) Franz Flotzinger
Jurist
Telefon: 0732-656516-0, E-Mail: flotzinger@ooegemeindebund.at
Daten zum Projekt
Thema: BürgerInnen- & KundInnenorientierung, Prozessmanagement
Bundesland: Oberösterreich
Projektträger: Oberösterreichischer Gemeindebund
Verwaltungsebene: Gemeinde
Preis: Verwaltungspreis 2010
Einreichkategorie: Bürokratieabbau und Zusammenarbeiten zum Nutzen der Bürgerinnen und Bürgern
Art des Preises: Einreichung
Jahr: 2010
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