Elektronisches Ablagesystem

Aus Verwaltungspreis
Wechseln zu:Navigation, Suche
Projektbeschreibung

Vor dem Jahr 2009 wurden im Gemeindeamt der Marktgemeinde Fels am Wagram sämtliche Unterlagen der Verwaltungsbereiche Bauamt und Abgabenvorschreibung (hier im Besonderen die Bereiche Aufschließungs-, Kanal- und Wasserabgaben) in Papierform chronologisch aufbewahrt. Dies hat zwar den unmittelbaren Vorteil, dass das Ablegen der einzelnen Verwaltungsunterlagen schnell durchführbar ist, jedoch ist das spätere Auffinden des jeweiligen Schriftstückes nach Jahren oder oft Jahrzehnten eine stundenlange Herausforderung gewesen. Zum Beispiel konnte einem Bürger, welcher eine Kopie des Einreichplanes seines Wohnhauses benötigte, erst nach vorhergehender telefonischer Anfrage dieser Plan ausgehändigt werden. Somit kann man sich leicht vorstellen, wie viel Zeit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Gemeindeamtes Fels in das bloße Auffinden von Dokumenten, auch und gerade für den internen weiteren Gebrauch, investieren mussten.

Um diesen Umstand zu beheben wurde Ende 2008 in einem ersten Schritt mit der elektronischen Erfassung aller Schriftstücke der Verwaltungsbereiche Bauamt und der Aufschließungs-, Kanal- sowie Wasserabgabenvorschreibung begonnen. Dabei wurde der gesamte vorhandene Bestand der Schriftstücke vom Jahr 1945 bis zum heutigen Tage über einen Zeitraum von 10 Monaten als PDF-Dateien eingescannt. Dies umfasste beim Bauamt eine Datenmenge von ca. 55.000 und bei der Abgabenvorschreibung von ca. 15.000 Seiten (DIN A4 bzw. A3). Um sämtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen raschen und übersichtlichen Zugriff zu ermöglichen wurden sämtliche Bauakte, Abgabenscheide etc. im PC jedoch nicht mehr chronologisch, sondern ortsbezogen, also nach Liegenschaft (z.B. „Hauptstraße 15“) nach einem einheitlichen Ablage- und Ordnersystem im „Windows Explorer“ abgelegt.

Wenn man nun zum Beispiel eine Aufstellung über alle Wohnhausneubauten, welche in der KG Gösing bewilligt wurden, benötigt, muss man im Ordner KG Gösing lediglich nach dem Stichwort „Wohnhausneubau“ suchen, und man erhält eine Liste über alle Wohnhausneubauten jeweils nach Jahren sortiert. Nach diesem Prinzip ist dies auch mit vielen anderen Stichwörtern wie Solaranlagen, Heizungen (Pellets, Gas, etc.), Grundteilungen, Sanierungen, div. Abgabenbescheide, etc. möglich. Mit dem Laptop kann nun bei der Bauverhandlung vor Ort in Sekundenschnelle in jeden Bauakt (Pläne, Verhandlungsschriften, Bescheide, etc.) Einsicht genommen werden, sofern dieser irgendwie mit dem Vorhaben zu tun gehabt haben könnte. Ebenso kann bei Gemeinderatssitzungen in jedes erdenkliche Schriftstück Einsicht genommen werden.

Kontakt
Gemeinde Fels am Wagram;
3481 Fels am Wagram, Wienerstraße 15
http://www.fels-wagram.at/
Ing. Christian Braun
Sachbearbeiter im Bauamt
Telefon: 02738/2381-13, E-Mail: christian.braun@fels-wagram.gv.at
Daten zum Projekt
Thema: E-Government
Bundesland: Niederösterreich
Projektträger: Gemeinde Fels am Wagram
Verwaltungsebene: Gemeinde
Preis: Verwaltungspreis 2010
Einreichkategorie: Bürokratieabbau und Zusammenarbeiten zum Nutzen der Bürgerinnen und Bürgern
Art des Preises: Einreichung
Jahr: 2010
Die Karte wird geladen …